지난해 7월 모바일 오피스를 구축 가동하기 시작한 현대약품은 경영혁신과 업무 생산성 향상을 위한 업무기반을 확보하고 있다는 평가를 받고 있다. 단위시스템들이 통합 로그인 시스템(SSO)으로 연계된 역할 기반 포탈을 중심으로 한 모바일 오피스를 구축해 실시간 경영지표를 통한 의사결정과 실천공동체(Community of Practice, CoP)의 정보를 토대로 신속한 정보공유 및 협업, 의사결정 체계를 확립했기 때문이다. 또한 회사 주요 업무 정보 자산들을 ECM(기업콘텐츠관리, Enterprise Contents Management) 기반의 EDMS에 통합관리 함으로써 지식경영 기반을 함께 마련했다. 현대약품은 모바일 오피스 구축 후 내부 설문조사 결과에서 이전과 대비해 직원 간 의사소통은 46%증가, 불필요한 문서 작성은 33%감소, 정보공유는 59%가 증가되는 업무 개선 성과를 도출해냈다. 이지혜 기자 jh_lee@ciomediagroup.com 현대약품은 기존 업무 공유를 위해 MS사의 아웃룩을 활용한 프로젝트 단위별 공용 폴더 사용과 경영진들이 각 이슈별 업무 진행사항을 파악하기 위해 해당 폴더에 자료를 이동시켜 공유하는 형태였다. 하지만 회사 업무 전체에 대한 실시간 진행사항 파악의 애로점과 함께 직원들의 이중적인 업무와 대면보고, 회의를 통한 전반적인 운영상황 파악 시간으로 인해 업무 손실이 잇따른 다는 점이 지적돼왔다. 이에 따라 현대약품은 모바일 오피스 구축 과정에서 실천공동체(CoP)를 위한 실시간 정보공유가 가능한 단일 통합 협업공간과 의사 결정체계의 필요성을 강조했다. 그 결과 각종 위원회 및 태스크포스팀(TFT) 활동에 대한 커뮤니케이션과 부서업무 공유, 동호회 활동 등 기업문화 활성과 지식공유로 CoP가 재활용되거나 확대 사용되고 있다. 업무개선 적용사례 내재화 현대약품의 모바일 오피스는 지식경영 환경의 조성, 업무 처리 시간 단축, EDMS를 활용한 문서 통합관리, 커뮤니케이션 채널 확대가 주요 추진목표이다. 이는 유와이즈원의 역할 기반 포탈을 통해 전사적자원관리(ERP), 영업자동화(SFA), 비즈니스인텔리전스(BI) 등 내부 단위시스템을 SSO로 모두 연계한 통합업무 체계이다. 전사매출 실적, 현금흐름, 재고현황 등 7개 주요 경영지표에 대한 실시간 업무 가시성 확보를 통한 의사결정 체계 확보로 실시간 경영지표 및 의사결정체계를 확립했다. 또한 기존 아웃룩 중심으로 운영되던 CoP 시스템을 18개로 분류해 전체 70여 개로 이관 및 신규 생성해 운영 중이며 포탈의 CoP 활용도 지표를 통해 주요 CoP의 활동량을 실시간 확인하며 단일한 통합 협업 의사결정 환경을 마련했다. 현대약품 측은 회사의 주요 정보자산들을 문서관리시스템(EDMS)에 통합관리하고 자료관리시스템(PCMS)을 통해 업무용 PC와 외장 매체 파일 통제로 인한 보안 수준 향상으로 지적 재산 보호와 정부기관 감사에 대응한다는 방침이다. EDMS를 통해 회사, 위원회, 프로젝트 등 대 분류 하위의 공용분류와 개인분류로 전체 약 50만 건 이상의 콘텐츠들을 기존 익스체인지 서버 등에서 이관해 활용하고 있다. 이에 덧붙여 부가기능인 열기/체크아웃시 저장 및 복사/붙이기 방지 기능을 통해 보안을 강화했다는 설명이다. 특히 PCMS는 보안 USB, 외장 저장 장치에 대한 매체제어, PC 자산관리 등의 PC 리소스와 자산, 보안 관리 기능을 중심으로 비즈니스 환경을 조직적으로 모니터링 및 대응하는 관리 체계를 제공하고 있다. 현대약품은 실시간 커뮤니케이션 채널을 확보해 경영혁신과 생산성 향상을 위한 업무기반 확보는 물론 임직원들의 전자결재 활용으로 녹색경영에도 일조하고 있다. 하반기, 모바일 오피스 2단계 최근 현대약품은 모바일 오피스 2단계를 추진 중이며 기간계 시스템(ERP, BI, SFA)을 접목시키는 방안을 강구하고 있다. 모바일 오피스에 대한 현장 사용자들의 요구수준이 높아짐에 따라 이달 프로젝트 업체 선정을 완료 한 뒤 올해 하반기 모바일 오피스 2단계를 가동할 방침이다. 향후 영업사원들에게 스마트폰 뿐 아니라 태블릿 PC를 지원함과 동시에 통합커뮤니케이션(UC) 확장을 위한 화상회의와 문자서비스 등을 지원함으로써 영업 출장소와 화상으로 업무를 진행할 수 있는 현업체계를 마련한다. 현대약품 관계자는 “모바일 오피스를 단순 도입 및 구축에서 끝내는 것이 아니라 지속적인 변화관리와 임직원들의 사용 경험을 모니터링 해 회사 업무 체계를 내재화 할 예정이다”라고 강조했다. 이영균 현대약품 혁신전략팀 팀장 “명확한 목적과 함께 시스템 추진해야” 모바일 오피스 구축 배경은 무엇인가? 최근 트렌드인 웹 2.0 환경의 쌍방향 커뮤니케이션 환경체계와 새로운 정보를 활용할 수 있는 스마트기기를 이용해 회사 업무 생산성을 극대화 하는 데에 중점을 뒀다. 더욱이 현대약품 조직에서는 좀 더 효율적인 협업 프로세스가 필요했다. 기존 10여 년간 운영해 오던 위원회와 TFT 조직의 개선이 요구됐기 때문이다. 또한 최고 경영진들의 실시간 정보 활용으로 의사결정을 할 수 있는 체계적인 시스템이 필요했다. 모바일 오피스 완료이후 추가사항이 있다면? 초기 계획한 시스템들은 모두 운영되고 있다. 특별한 추가사항이라고 한다면 스마트워크에 대한 사용자들의 요구사항이 높아지면서 업그레이드 단계를 준비 중이라는 것이다. 기간계 시스템들에 대한 모바일 구현(스마트폰/태블릿 PC)이 요청됨에 따라 이달부터 모바일 오피스 2단계를 추진해 올 하반기 안으로 완료한다는 방침이다. 타 기업에서 모바일 오피스를 구축할시 조언해 줄 점은? 업무 프로세스의 개선이 선행되지 않은 상황에서 시스템화를 추진하는 것은 위험하다고 생각한다. 이렇게 진행된 프로젝트들은 기대한 효율성이 나타나지 않는 단순한 시스템 구축과 운영만 되는 결과를 낳게 된다. 구축 전 업무 프로세스의 체계화/활성화를 이룬다면 시스템 구축시 목표한 성과보다 더 많은 효과를 창출하게 된다. 그 예로 당사에서 현재 운영되고 있는 시스템 중 CoP 부분을 들 수 있다. 수년전부터 회사 업무 형태가 위원회와 TFT 활동 중심으로 운영되어 왔으며 체계화를 갖추고 활성화 됐기 때문에 정보시스템을 구축해 접목했을 때 효과가 기대한 것 이상으로 도출됐다.