서울보증보험이 모바일 업무환경을 구축했다. 서울보증보험은 지난해 11월부터 올해 3월까지 약 4개월간에 걸쳐 모바일 오피스 ‘엠토피아(mTopia)’를 구축 완료했다. 이로써 서울보증보험은 스마트폰과 태블릿PC를 활용해 시간과 장소에 제약 없이 업무를 처리할 수 있게 됐다. 류호성 hs_ryu@biziton.com 서울보증보험의 모바일 오피스 ‘엠토피아’가 빠르게 확산되고 있다. 모바일 기기를 다루는데 익숙하지 않은 임원층도 모바일 오피스 활용에 적극적으로 동참하고 있다. 이렇게 빠르게 보급이 되는 것은 전 임직원이 전사적으로 모바일 오피스 활성화를 위해 노력하고 있기 때문이다. 구축 전부터 경영진의 많은 관심이 있었고, 구축 후 임직원들로부터 모바일 오피스에 대해 호응이 이어지고 있다. 엠토피아는 지난해 11월부터 올해 3월까지 약 4개월간 개발됐다. 엠토피아를 통해 전자메일, 전자결재, 연락처, 문서수발신, 일정관리, 기업의 최근 소식, 공지사항 등을 처리할 수 있다. 또한 엠토피아는 iOS와 안드로이드 계열의 단말기를 지원한다. 스마트폰 사용자들이 아이폰과 갤럭시S를 많이 사용하고 있어 초기에는 두 가지로 오픈했다. 스마트폰뿐만 아니라 아이패드나 갤럭시탭 같은 태블릿PC도 모바일 오피스를 지원한다. 이로 인해 서울보증보험 직원들은 스마트폰 1대와 태블릿PC 1대 등 총 2대로 엠토피아를 사용할 수 있다. 단말기 분실 대비 보안 강화 서울보증보험은 모바일 오피스를 구축하면서 보안에 중점을 뒀다. 모바일이 보안에 취약하다는 인식이 강했고 임직원들도 구축 전 이점에 대해 우려의 목소리가 높았기 때문이다. 서울보증보험은 기본적인 데이터 및 키보드 암호화와 백신기능을 담았다. 또 엠토피아를 사용하는 단말기에는 스트리밍 방식을 활용해 문서를 볼 수만 있고, 단말기에는 저장하지 못하도록 했다. 단말기 분실로 기업 정보가 유출되는 사고를 방지하기 위해서다. 보안 강화뿐만 아니라 사용자 편의성에도 많은 관심을 기울였다. 일단 사용자들이 편리하고 간편하게 설치할 수 있도록 애플사에 앱 다운로드 자체 사이트를 구축했다. 안드로이드는 개방형 OS이기 때문에 프로그램을 올리고 다운로드하는 것이 수월하나 애플 측은 1~2주간 앱에 대한 심사를 거쳐 앱스토어에 등재하게 된다. 이 때문에 신속한 수정과 배포에 어려움을 겪어 왔다. 그러나 서울보증보험은 애플사 측에 앱 다운로드 자체 사이트를 구축해 앱을 등재하거나 수정할 때 애플 측의 심사를 거치지 않고 바로 사용자들에게 배포할 수 있게 했다. 또 QR코드를 만들어 단말기로 찍으면 바로 엠토피아 다운로드 사이트로 넘어갈 수 있도록 구현했다. 이 때문에 사용자들이 엠토피아 애플리케이션을 설치할 수 있는 방법은 두 가지다. 웹 브라우저를 통해 직접 URL을 입력하는 방법과 QR코드를 찍어 설치하는 방법이다. 김종완 팀장은 “엠토피아를 구축한 후 임직원들을 대상으로 시연회를 할 때 사용자들이 어려움을 느끼지 않도록 최대한 쉽게 설명하는데 중점을 뒀으며, QR코드를 통해 그 자리에서 엠토피아를 다운로드 받을 수 있도록 해 빠른 확산에 일조했다”고 설명했다. 또 웹(Web)과 앱(App)을 혼합한 하이브리드 방식을 활용했다. 기본 데이터와 정보는 웹 방식으로 구축하고, 사용자들은 단말기로 앱 방식으로 다운받을 수 있도록 했다. 서울보증보험 측은 웹 방식과 앱 방식 어느 한쪽을 선택해 구축하기보다는 서로간의 장점을 활용하는 것이 낫다는 판단으로 하이브리드 방식을 활용했다고 설명했다. 화면 UI와 구성에도 신경을 썼다. 기능만 부여해 시스템 운영이 될 수 있도록 하는 것이 아니라 화면 디자인과 사용자 편의성에 중점을 뒀다. 움직이는 사무 환경 제공 모바일 오피스는 많은 금융기업들이 아직 도입 초기 단계로 서울보증보험의 모바일 오피스는 금융권에서 선도적으로 도입한 사례다. 이 때문에 서울보증보험은 혁신적인 기업 이미지에도 긍정적인 효과가 미칠 것으로 기대하고 있다. 조백석 이사는 “엠토피아를 통해 경영진은 신속한 의사결정을 할 수 있고 직원들은 언제 어디서나 업무가 가능해짐에 따라 움직이는 사무환경이 제공되고 있다”며 “아직 모바일 오피스를 활용하는 초기 단계이지만, 사용자들이 적극적으로 협조를 해주고 있어 빠르게 확산되고 있다”고 말했다. 이어 “이번 모바일 오피스 구축은 향후 모바일 업무가 더욱 확장될 것을 대비해 선제적인 인프라를 완성한 것”이라며 “이제는 IT가 현업을 리드할 수 있는 좋은 기회가 될 것”이라고 밝혔다. INTERVIEW - 조백석 서울보증보험 이사 “IT가 현업을 리드할 수 있는 기회다” 모바일 오피스 구축 전과 후 달라진 점은? 시간과 장소의 제약이 극복됐으며, 정보 접근성이 향상돼 업무의 진행속도와 직원간의 소통이 매우 활발하게 됐다. 특히, 전자결재가 스마트폰으로도 가능해 임원이나 관리자가 출장 중에도 신속한 의사결정과 진행이 가능하게 됐다. 또한 이동 중에도 연락처 정보를 확인해서 상대방의 휴대전화나 사무실 전화로 바로 통화가 가능하고 메일도 보낼 수 있어 움직이는 사무 공간 환경이 조성됐다. 얻은 점이 있다면? 다양한 신기술 등장과 급격한 기술발전 속에서 비즈니스 환경과 기술 변화에 따른 업무시스템의 변화가 필연적으로 수반돼야 한다. 또 신기술과 업무 시스템간 기술격차 해소를 위한 상시적인 검토와 연구가 필요하다. 따라서 지금이야 말로 IT가 현업을 리드할 수 있는 시기라고 생각한다. 향후 계획은? 향후 비즈니스 업무를 모바일로 확대하기 위해 모바일 비즈니스에 맞는 모델과 아키텍처를 검토 중이다. 모바일 업무를 클라우드와 가상화 기술을 이용해 확대할 수 있는 방안을 검토 중이며 업무적으로도 고객용 모바일 업무 프로세스를 재설계 중이다.