UC(Unified Communication)가 단순한 커뮤니케이션 통합이라는 기업의 업무 프로세스와 연계한 생산성을 향상시키는 방향으로 변해 가고 있다. 여기엔 모바일과 영상이 중요한 기반 솔루션이 되고 있으며 특히 영상에 대한 주요 트렌드는 비디오와 멀티미디어가 자리 잡아가고 있다. 회의실 기반의 화상회의 솔루션은 이제 개인 데스크톱 비디오, PC 기반의 웹 협업 툴, 스마트폰 기반의 화상회의 통화 등 점차 여러분야로 확대해 나가고 있다. 여전히 회의실 기반의 화상회의 솔루션이 중요한 성장을 보이면서 멀티미디어에 익숙해진 사용자들이 그 사용과 범위를 어떻게 확대해 나가고 있는지 알아본다. 이지혜 jh_lee@biziton.com 작년 IT시장의 최대 화두가 신속성, 이동성 이라는 단어로 집약되면서 스피드 경영은 여러 기업들에 요구 되는 사항이 됐다. 전사적으로 화상회의를 도입한 기업들은 이동성에 구애받지 않은 업무 환경과 빠른 의사결정, 신속한 위기대응 방안으로 적극 활용하고 있다. 특히 임직원들의 출장을 줄여주고 불필요한 회의 소집 등으로 인한 시간 단축과 비용절감을 돕는다는 측면에서 화상회의 시스템 도입이 증가하고 있다. 두꺼운 인쇄물을 손에 들고 회의실을 찾지 않고도 그룹웨어에서 상대방의 이름만 클릭하면 프리젠테이션 자료를 공유하면서 화상회의를 진행 할 수 있다. 또 해외 지사들과의 실시간 화상회의를 통해 국내지사의 사업성장과 조직의 글로벌화에 필요한 협업 환경 구축을 위한 툴로 이용되고 있다. 특히 화상회의 시스템의 도입가격과 운용비용이 과거와 대비해 상대적으로 줄어들었고 네트워크 환경 또한 개선되면서 운영비용에 따른 문제점이 개선된 것도 구축 증가의 한 이유다. 비용절감효과·그린IT 구현 기업들이 해외지점까지 연결하는 전사적 화상회의 시스템을 가동하는 방안을 검토 중이거나 구축하는 사례가 늘고 있다. 원격지 출장 및 이동에 따른 불편을 감소시키고 각종 회의에 소요되는 시간과 비용을 절감한다는 방침으로 업무 효율성 및 임직원들의 의사소통 기능 향상을 꾀하고 있는 것이다. 기업들은 이와 함께 화상회의시스템 도입으로 화상통화를 통한 커뮤니케이션 노하우를 향상시키고 일하는 방식과 소통문화 변화에 기여할 수 있을 것으로 기대하고 있다. 이처럼 화상회의는 출장비용과 시간을 절감시키는 것뿐 아니라 본사에서 현지 업무 진행사항을 파악하는 원격근무를 정착시키면서 업종별 다양하게 확산되고 있다. 대우건설은 작년 UC환경을 구축하면서 스마트 워크 환경을 지원한다는 방침 아래 건설업계 특성상 출장과 외근이 잦은 직원들 간 업무 협력 구축에 초점을 뒀다. 대우건설 측은 화상회의시스템에 업무효율성 증대와 업무 수행시간, 출장비, 통신비 등의 실제적인 비용절감 효과를 보이는 그린IT 구현을 함께 기대하고 있다. 고영남 대우건설 부장은 “비즈니스 환경 변화에 민첩하게 대응해 업무 효율성과 창의성을 높이기 위한 방안으로 UC환경을 구축했으며 화상회의 시스템은 이에 핵심이 되는 솔루션중 하나”라고 말했다. CJ그룹 역시 지난 2009년 그룹차원에서 영상회의 솔루션을 도입해 UC 환경 구축에 나선 후 현재 사용 중이다. CJ주식회사, CJ제일제당, CJ올리브영, CJ GLS, CJ헬로비전 등 15개 국내외 계열사를 거느린 CJ그룹은 경영층을 대상으로 데스크톱용 영상회의시스템을 구축했으며 11개의 해외 법인에도 동시 도입했다. CJ그룹의 IT부분을 책임지고 있는 CJ시스템즈 정태영 대표는 “매주 한 번씩 화상회의를 통해 의사결정 속도와 효율성을 높이고 있다”며 “화상회의를 시작한 후, 회사그룹사들 간 신속한 커뮤니케이션이 이뤄지고 있으며 과거와 달리 비용이나 네트워크와 관련된 문제점들이 해소되면서 구축 부담도 별로 없었다”고 전했다. 르노삼성의 경우 문제가 발생할시 긴급대응 프로세스를 가동하기 위해 화상회의시스템을 구축했으며 기존 일주일 이상 걸리던 결함 대응 체제를 2일 내로 단축시키는 것을 목표로 했다. 공장에서 발생한 결함을 타 지역 연구소에서 영상회의를 통한 실물 영상으로 실시간으로 확인하고 물류회사까지 연계해 부품을 공급하는 대응 체계를 마련하게 된 것이다. 작년 화상회의시스템을 오픈한 르노삼성 관계자들은 화상회의를 통해 모든 중대형 차량의 개발 이슈와 문제점을 분석하는데 초점을 두고 있다. 자동차부품 전문 기업인 한라공조는 지난 2005년 모회사인 Visteon과의 영상회의 필요성이 대두되면서 이후 이사회 및 임원 회의용으로 사용하기 시작했다. 이후 2006년부터 본지사간(평택, 서울)으로 확대 적용 했으며 2007년 울산공장에 도입해 현재 사용 중이다. 김춘태 한라공조 상무는 “모회사 또는 해외고객들과의 신속한 소통, 대응 및 본 지사간 출장자 증가에 따른 경비와 시간의 절약을 통한 빠른 업무협업과 의사결정이 화상회의시스템 구축의 동기”라고 설명했다. 국내에서는 1시간의 회의라도 출장 당일 대부분 하루가 소요 되면서 업무 영속성의 유지가 힘들었다는 것이 한라공조 측의 설명이다. 또한 고유가 시대에 들어서면서 절약적이고 경제적인 경영을 위한 제반수단이 필요로 되면서 긴급사항 발생 시 출장 없이도 화상회의를 통해 대책을 마련하거나 대안에 대한 신속성을 확보한다는 방침이다. 한국화이자제약은 작년 미국 본사를 비롯해 스위스, 일본에 이어 네 번째로 화상회의시스템을 구축했다. 한국화이자제약 화상회의시스템은 한국지사의 사업성장과 조직의 글로벌화에서 필요한 협업 환경 구축을 위해 도입된 이유가 가장 크다. 이창재 한국화이자제약 부장은 “각 사업부문과 글로벌 협업은 물론이고 해외출장비용의 절감과 시간 낭비를 줄여 비즈니스 생산성 향상 기여에 활용할 계획”이라고 밝혔다. 현재 한국화이자제약의 화상회의시스템은 주로 임원진들 위주로 사용되고 있지만 일반 임직원들에까지 자연스럽게 필요성을 인지시킬 계획이며 부서장급 이상들에게 따로 사용교육을 숙지시킬 전망이다. 오비맥주 역시 작년 화상회의시스템을 구축했으며 4곳의 공장과 권역본부 등이 함께 연계해 사용하고 있다. 특히 아웃룩과 폴리콤이 연동됨에 따라 미팅룸 관리 시 미리 비디오 등 관련 장비들이 스탠바이 될 수 있게 연동시키고 있다. 박종한 오비맥주 팀장은 “특이 영업부서에서 불필요한 시간 소비를 줄이게 되면서 전사적으로 봤을 때 IT비용절감과 시간단축에 많은 도움이 되고 있다”고 말했다. 국내·외 기업들 경쟁시장 뛰어들어 국내 글로벌 기업들의 경우 신제품 출시와 이에 따른 지사 관련 인력들에 대한 지식 업데이트, 새로운 정책 설정 등을 위한 출장이 빈번하다. 이들 업체들은 출장비용을 줄이는 대신 화상회의솔루션을 도입해 사원들의 편의성을 제공하면서 출장과 관련한 경비도 절감할 수 있다. 초기 투자비가 다소 들어가더라도 기업들의 투자 단행 분위기가 조성됨에 따라 최근 화상회의시스템에 대한 더욱 다양한 솔루션들이 IT시장에 출시되고 있다. 특히 유선 네트워크 인프라 환경이 확산되면서 전용회선 위주의 화상회의 솔루션들이 인터넷 기반으로 바뀌면서 HD 지원이나 직접 대면 효과를 느낄 수 있는 제품까지 진화의 속도는 빠르다. 현재 화상회의 솔루션 시장은 폴리콤, 시스코, IBM, HP, MS 등이 경쟁구도를 이루고 있으며 이 외에도 국내외 중견기업 등 수많은 경쟁업체들이 등장하고 있다. 화상회의 솔루션 시장의 최근 특징은 전용 장비를 통한 고비용 구축보다는 저비용의 효율적인 구축을 제안하는 등 솔루션 제공 관련 기업들의 마케팅 행보도 다양해지고 있다는 점이다. 국내업체들 역시 순수 솔루션 기반의 화상회의 솔루션부터 장비 일체형 솔루션을 제안하는 업체 등 유선 네트워크 인프라를 활용하려는 고객들의 요구에 대해 다양하게 대응하고 있다. 기술적 보완과 사용자 숙지가 과제 화상회의시스템 사용 해당 기업들은 의사 결정 시간을 단축하고 이동 비용을 줄여 업무 생산성을 높일 뿐 아니라 탄소 배출 절감 효과 등의 이유로 화상회의 환경을 조성하는 데에 관심을 갖기 시작했다. 하지만 초기 구축비용이 비싸다는 점과, 전용회선 사용으로 월별 통신비가 저렴하지 않다는 점, 무엇보다 품질이 낮아 동영상과 음성 간 전달 속도에 차이가 나는 까닭에 회의가 매끄럽지 않다는 점 등을 보완해야 할 점으로 지적해왔다. 특히 사용 기술적인 면에서 다수가 이용 시 화자에 대한 카메라 인식이 늦거나 기기의 조작이 다소 복잡한 점 등을 보완해야 할 점으로 꼽았다. 이외에도 데이터 공유를 위해 쌍방의 모니터화면에 전자게시판의 화이트 보드기능이나 동일한 응용 SW를 공유해 사용 할 수 있는 기능이 필요하다는 의견도 있었다. 이미 화상회의를 하고 있는 기업들은 고정된 화상회의장소가 아닌 개별 PC에서도 동시에 접속하고 통화할 수 있는 체계 마련에도 분주해 질것으로 예상하고 있다. 스마트폰 및 UC와의 연동이 가능해지는 등 누구나 사용할 수 있는 스마트워크(Smart Work)기능이 꾸준히 요구되고 있기 때문이다. 결국 화상회의시스템은 단순히 보고 듣는 일방적인 소통보다는 쌍방향으로 접근해 저장, 검토, 관리 할 수 있는 시스템으로 개선되는 정도에 따라 기업 내 활용도가 좌우될 전망이다.