문서중앙화 시스템으로 기업문화 혁신 기반 다져 최근 국내외 제조 기업들은 수년간 투자, 개발해 온 핵심기술의 유출과 기업 내 주요 정보에 대한 접근관리 권한 관리 등을 공통된 문제점으로 지적하고 있다. 문서가 더 이상 개인의 소유가 아닌 기업의 자산으로 인식되면서 문서중앙화 시스템을 구축하는 곳들이 늘고 있다. 지식경영 및 기업문화 혁신의 발판을 마련하게 하는 이번 문서 중앙화 시스템을 최근 동국제강이 전사적으로 구축해 일하는 방식의 근본적인 변화를 추진한다는 계획이다. 동국제강의 문서중앙화 시스템의 구축배경과 주요 기능에 대해 살펴봤다. 이지혜 jh_lee@biziton.com 동국제강은 지난해 4월 통합문서혁신 시스템(IIDS)에 착수한 뒤 최근 문서중앙화 시스템을 전사 오픈해 가동하기 시작했다. 향후 동국제강은 이 시스템을 그룹 전체로 확산시킴과 동시에 외부사업 투자로 그 영역을 넓혀간다는 계획이다. 이번 프로젝트는 모든 문서를 중앙서버에서 하나로 통합 관리해 문서의 중복이나 유실 방지에 중점을 뒀으며 문서정보를 100% 기업 내 자산화 하기 위한 시도다. 문서 중앙서버 통한 집중관리 방식 동국제강은 중앙 서버에 저장되는 문서의 중복과 폐기작업의 중요성이 업무 생산성 향상과 직결된다는 데에 의견을 함께 모으고, 약 10개월간의 프로젝트 기간을 거쳐 지난해 11월 문서중앙화 시스템을 오픈했다. 이번 프로젝트는 동국제강의 제 2기 혁신활동의 일환으로 동국제강 그룹 DK유엔씨가 총괄했으며 오라클이 솔루션 구축을 맡았다. 일반 기업에서 과잉재고를 죄악처럼 여기는 풍토에 비해, 사무직원들이 업무 시간의 80%를 문서작업을 하는데 있어서는 관대했다는 것이 동국제강측의 설명이다. 지난 1기 혁신때 문서중앙화 시스템을 준비하면서 이미 108개 버전의 문서가 도출됐으며, 심지어 어떠한 것이 원본인지도 모르는 사태도 빈번히 발생하면서 이에 대한 대비책이 필요했다. 일반적으로 문서가 외부로 유출되는 것은 기업물품이 외부에서 유통되는 것보다 더 파장력 있는 결과를 초래할 수 있다. 동국제강은 이러한 문제점을 해결하기 위해 단일 문서만을 등록하도록 하고, 문서위치에 참조(링크)형식으로만 접근할 수 있게 했다. 이를 위해 가장 먼저 중복 문서에 대한 정리 작업을 진행한 뒤 개인 PC에 저장됐던 문서의 분산관리 방식을 중앙 서버를 통한 집중관리 방식으로 변경했다. 특히 모든 문서의 등록·생성, 승인, 검색·활용, 유통, 폐기의 전 과정을 제어하고 문서 단위의 접근에 대한 제어가 가능해지면서 약 1년 이내에 기업 내 정보자산이 쌓여가는 것을 확인할 수 있는 발판을 마련했다는 평이다. 한편 문서중앙화 체제에서는 모든 문서가 중앙서버에 등록되고 관리됨에 따라 개인 PC는 문서를 저장할 수 있는 용량이 기본적으로 100MB로 제한됐다. PC에 문서 저장을 금지시켜 중앙서버에 문서지식을 모으는 역할을 촉진한다는 계획으로, 메일을 통해 받은 첨부파일이나 외부로부터 접수한 문서·PC문서가 중앙서버에 의무적으로 등록되고 관리가 이뤄지는 체계를 갖췄다. 자회사 DK유엔씨, 올해 대외사업 주력 예정 동국제강이 도입한 OUMC 11g는 오라클 ECM 스위트 11g제품군중 하나로 문서관리, 웹 콘텐츠 관리, 디지털 자산 관리 및 레코드 유지 성능을 통합적으로 제공한다. 솔루션을 제공한 한국 오라클 고위 관계자는 지식정보화가 진행될수록 콘텐츠 정보 자산 관리의 중요성이 점차 늘어남을 강조하며 동국제강 ECM 완료에 대해 검증된 대응 솔루션임을 강조했다. 이번 프로젝트를 지휘한 변명섭 DK유엔씨 대표는 “모든 혁신은 전사적 작업 시 각 시스템들이 기본적으로 분명하게 뒷받침돼야 한다”며 “특히 문서 혁신 프로젝트는 검색엔진과 내부 분류체계를 어떻게 구성할 것인지가 관건이었다”라고 말했다. 동국제강은 이번 프로젝트의 5분의 2에 달하는 기간을 내부 분류체계 정립에 할애했으며, 체계 자체도 팀이 아닌 업무체계로 변화 할 수 있도록 했다. 이는 가급적 조직과 독립시켜 일과 문서에만 포커스를 맞춘다는 전략이다. 한편 이번 솔루션을 구축한 동국제강그룹 IT자회사인 DK유엔씨는 작년까지 동국제강이 구축한 사례를 알리는데 주력했다면, 올해부터는 문서중앙화 시스템을 대외사업과 계열사 사업으로 적극 추진한다는 방침이다. 이미 문서중앙화 시스템은 그린 IT, 클라우드, 혁신, 보안과 같은 키워드와 함께 불리고 있다. 특히 IT환경 변화와 더불어 보안에 대한 여러 문제점과 대안들이 제시되면서 제조사와 금융권에 중점적으로 구축할 계획으로 약 200억원 이상의 매출을 확보할 것으로 기대하고 있다. 변 대표는 “문서 업무 혁신이 단순한 문서관리 개선이 아닌 일하는 방식을 변화시키는 근본적인 방안으로 지식 경영 및 기업문화를 혁신 할 수 있는 방안임은 틀림없다”고 전했다. INTERVIEW : 변명섭 DK유엔씨 대표 “문서중앙화 시스템으로 내부 혁신 주도한다” 문서중앙화 시스템을 구축한 가장 큰 배경은 작업공간이 공식화된 이유가 가장 크며 개인 데스크에 있던 PC서버가 공식중앙서버로 옮겨진 형태라고 보면 된다. 기업의 데이터 손실 방지로 인한 100% 자산화를 이루면서 보안도 함께 해결해 줄수 있는것이 이유였다. 시스템을 구축하면서 힘들었던 점은 직원모두가 한명도 빠짐없이 사용해야 했었기 때문에 필요성의 인식을 심어주는 과정이 힘들었다. 또한 분류체계를 어떻게 짜야 할지에 대해 준비기간의 상당 부분을 할애했으며 검색엔진 구성에 심혈을 기울였다. 향후 계획은 어떻게 되나 올해는 외부사업과 계열사 구축에 몰두할 생각이다. 이미 일부 금융기관, 제조기업들과 이번 시스템 구축에 관해 내부 논의 중이며 조만간 각 업종별로 충분한 사례들이 도출될것으로 예상된다.