글로벌 비즈니스 지원 위한 토대 쌓는다

대교는 지난 38년간 대한민국 어린이교육을 이끌며 국내 최고의 전인교육 기업으로 성장했다. 국내 최초로 아이들 개개인의 '눈높이'에 맞는 새로운 형식의 학습법을 창안한 대교는 원리과 원칙을 준수하는 정도경영과 업무능률을 극대화하는 지식경영, 늘 새로움을 추구하는 혁신경영, 사람중심의 인재경영을 통해 끊임없는 변화와 도전을 모색하고 있다. 한편으로 IT 인프라를 강화하며 다양한 사업 분야에서의 전문화된 지원과 글로벌 진출도 준비하고 있다. 이러한 IT 강화에 발맞춰 최근 대교는 Unicode conversion & SAP Technical Upgrade 프로젝트를 통해 IT업무 수준을 한층 더 업그레이드했다. 사전분석에서 안정화까지 1년 남짓한 구축과정을 통해 안정적이고, 신속한 업무지원이 가능해졌다. 향후 대교는 빠르게 변화하는 IT 시장에 맞춰 비즈니스 혁신을 지원하고 고도화작업을 이어나갈 계획이다.

양광수 기자 ksyang@ciociso.com

대교는 기존의 노후된 SAP를 통해 현업업무를 지원해왔다. 그러나 최근 급변하는 IT 환경에 대응하기 위해, SAP를 업그레이드하는 전략을 세웠다. 대교는 단순히 SAP의 버전 업뿐만 아니라 유니코드로의 체계 변화도 함께 모색했다. 이를 통해 다국어 개발 기반으로 확장성을 재고해 향후 글로벌 비즈니스 지원 기반을 세운 것이다. 대교는 단기적인 시각에서 이번 SAP 업그레이드를 준비한 것이 아니라 대교가 나아가고자 하는 글로벌 시장을 바라보고 이번 사업을 추진했다.
박성규 대교 정보전략팀 팀장은 “기존의 SAP 4.7 버전의 유지보수가 종료됨에 따라 SAP 최신버전인 ECC 6.0으로 업그레이드를 진행했다”며 “대교는 UTF-8 다국어 개발 기반을 마련해 글로벌 비즈니스 지원을 강화하고 빠르게 변화하는 사업환경 변화에 신속히 대응할 수 있는 고도화 기반을 확보했다”고 말했다.
대교는 이를 위해 정밀한 사전분석을 선행하고 이에 대한 TFT를 운영했다. 약 5개월에 걸친 사전분석 평가에서 유니코드로의 변환과 그에 대한 영향도를 사전에 파악했다. 이를 통해 시스템 사용 기록을 분석하고 각 업무영역별 프로세스 MAP을 확정하는 작업을 진행했다.
박 팀장은 “단순히 시스템 업그레이드에서 끝냈다면, 보다 신속하고 편하게 프로젝트를 종료할 수 있었겠지만, 이번 프로젝트는 향후 대교가 나아갈 방향을 지원하는 중대한 프로젝트였다”며“장기적인 관점에서 지식경영, 혁신경영, 인재경영을 추구하고, 더 나아가 글로벌 진출까지 내다보는 프로젝트의 시발점으로써 프로젝트를 진행하게 됐다”고 설명했다.

수평적 대화를 통해 밀도있는 협업 이뤄내

이번 프로젝트의 특징은 SAP 구축과 동시에 유니코드로의 전환을 동시에 이뤄냈다는 점이다. 특히 이를 위해 사업 관리 및 구축사업자와의 지속적인 커뮤니케이션과 현업과의 소통을 이뤄냈다. 어떤 프로젝트도 진행에 있어 소통부재가 불러오는 문제는 언제나 상존해 있다. 재무적, 기간적 손해는 말할 것도 없고, 시스템의 완성도에 있어서도 문제를 야기한다.
대교는 이를 해결하기 위해 위로는 임원 간의 대화를 통해 SAP 업그레이드와 유니코드로 전환의 구축의의를 강조하고, 밑으로는 실무자 간의 수평적 커뮤니케이션을 통해 현업의 프로젝트 참여를 적극적으로 유도했다.
이를 통해 4차에 걸친 현업 사용자 테스트를 신속하게 처리할 수 있어, 안정적인 시스템 오픈을 이뤄낼 수 있었다. IT부서는 현업부서를 리드하고 현업부서는 시스템을 최적화시킬 수 있는 토대를 마련한 것이다.
박성규 팀장은 “IT 시스템을 사용하는 최종사용자의 경우, 속도와 안정성에 민감할 수밖에 없다”며“최종사용자의 의견을 통해 IT 부서가 방향을 조율하고, 방법을 모색하는 것이 프로젝트의 성공의 열쇠라고 생각한다”고 말했다.
뿐만 아니라 대교는 구축개발사와의 협력과 대화를 통해 한층 안정적인 시스템 오픈을 준비할 수 있었다고 말했다.
장기간의 6개월의 사전분석과 2개월의 프로젝트 분석 기간동안 의견을 함께 나누며 대교가 나아갈 IT 혁신에 대해 근본부터 검토해보는 계기로 삼았다고 전했다.
박 팀장은 “6차례의 테크니컬 업그레이드 리허설을 실시하고, 이에 대한 의견조율을 구축개발사와 끊임없이 진행했다”며 “이러한 피드백을 통해 실제 시스템 교체에서는 시스템 다운타임을 55시간으로 끝낼 수 있었고, 안정적으로 안착할 수 있는 원동력이 됐다”고 설명했다.
대교는 임원·현업부서·개발사와의 수평적 소통이 성공적으로 이뤄졌다면서, 이를 통해 프로젝트 도입으로 인한 업무지연을 최소화할 수 있었다고 전했다.

시스템효율화 및 비즈니스 지원에 총력

“대교는 2004년 SAP 오픈 이후 10년 동안 쌓였던 미사용 프로그램 및 데이터에 대한 클린징 작업으로 시스템을 효율화 할 수 있었다. SD, MM, HR, FI CO 등 모듈별로 상이하지만 평균적으로 약 40% 정도 효율화됐다고 보고 있다. 또한 SAP 및 각종 다양한 웹소프트웨어의 구버전들을 안정적으로 최신버전으로 업그레이드해 유지보수 측면에서 안정성을 개선했다.”
대교는 이번 프로젝트의 SAP 업그레이드의 주요 성과로서 비즈니스 변화 및 확장에 따른 신속한 지원이 가능하다고 설명했다. 기존의 시스템으로는 신규 사업분야에 대한 지원이 부족했기 때문이다. 이를 위해 SAP 업그레이드 이외에도 영업관리 시스템, 모바일회원관리 시스템, 수수료정산 시스템 등 직·간접적으로 연관된 총 25개의 시스템을 수정 및 최신화 작업을 함께 진행했다.
또한 대교는 이번 프로젝트에서 테크니컬 업그레이드도 함께 병행, 개선된 기능을 활용해 비즈니스에서 필요한 기능을 더욱 쉽게 구현할 수 있을 것으로 기대하고 있다. 이를 통해 세부적인 SAP 권한 관리, 데이터보안, 성능향상, 업무 기능 고도화, 인프라 등의 통합 작업이 가능할 것이라고 말했다. 실제로 현업사용자들은 기간계시스템에서 신속해진 ERP 데이터 실시간 조회 속도를 체감할 수 있다.
이 밖에도 SAP 응답속도가 평균 5~8%정도 개선됐고, 월 업무마감 및 결산프로세스의 작업시간이 이전에 비해 단축되는 효과를 보았다면서, 업그레이드를 통해 증가되는 운영 비용과 유지보수 비용을 효율화하는 효과도 얻을 수 있다고 전했다.
박성규 팀장은 “대교는 ‘비전 2020’을 통해 ‘세계에서’, ‘가장전문화된’, ‘전인교육기업’으로거듭나기 위해 비전에 맞는 프로세스의 재정립이 필요했다”면서 “IT가 대교의 프로세스 혁신을 지원하고, 글로벌 진출에 뿌리가 되는 과정 속에서 교육의 새로운 가치를 부여할 수 있도록 총력을 기울일 것”이라고 밝혔다.

IT 프로젝트 성공 열쇠는 ‘소통’

SAP 업그레이드 및 유니코드 컨버전 프로젝트를 추진하면서 가장 고되고, 오랜 시간을 투자했던 것은 바로 ‘사전분석’과 ‘분석’이었다.‘ 이번 프로젝트를 진행하면 기업의 혁신측면에서 어떤 이점을 가지고 올 것인가?’를, 또한 시스템 변경으로 인한 업무혼란은 어떻게 방지할 것인가가 프로젝트의 핵심 과제였다. 어떤 프로젝트라도 가장 중요한 것은 시스템을 구축하는 단계보다, 그것을 준비하는 사전 작업이다. 이러한 사전작업들은 프로젝트 내에서 눈에 띄지는 않는다. 그러나 구축과정 상에 예기치 못한 이슈들과 마주할 경우, 사전에 쌓아두었던 정보들이 이슈를 해결할 수 있는 실마리를 제공하기도 한다. 따라서 사전작업을 어떻게 성공적으로 이룰 것인가에 대한 고민이 반드시 필요하다. 이를 위해 대교는 사전작업 기간에만 8개월을 투자했다. 프로젝트 구축에서 실행까지 5개월이 소요된 것에 비해 약 2배 가까운 시간을 투자한 것이다. 이 기간 동안 대교는 유지보수 업체와 지속적인 커뮤니케이션을 통해 프로젝트에 대한 이해도를 높였다. 또한 구축사와 유지보수 업체가 대교의 업무프로세스를 정확하게 판단할 수 있는 토대를 만들었다. 자칫 대교의 업무와 맞지 않는 시스템으로 현업부서의 혼란이 오는 것을 분석단계에서 의견공유를 통해 방지한 것이다. 마찬가지로 현업과의 대화와 설득 또한 굉장히 중요하다. 현업부서의 테스트에서 이슈가 생길 경우 이를 즉시 피드백해 시스템을 수정하고, 또한 내용을 공유하는 체계를 통해 현업과의 신뢰감을 형성했다. 이를 통해 현업부서의 적극적인 협업을 이끌어 낼 수 있었다. IT 프로젝트는 결국 기업과 기업간의 공동작업이며, 부서와 부서간의 협업이며, 사람과 사람간의 합작이다. 프로젝트를 성공적으로 구축하는 것은 결국 업무의 연장선상에서 바라보는 것이 아니라, 프로젝트를 함께 이루는 사람들을 어떻게 프로젝트 안에서 융화시킬 수 있는가에 달려있다. 결국 프로젝트를 성공으로 이끄는 열쇠는 바로 소통이라는 것을 CIO와 IT 부서장은 다시 한 번 명심해야 한다.