경영 정보 적시성 높여 경영 효율 극대화한다

삼화제지는 1960년대부터 40여 년간 국내 고급지류 생산업계 1위를 지켜온 국내 유일의 특수지 전문기업이다. 삼화제지는 한 차원 높은 커뮤니케이션의 수단으로 종이의 가치를 재탐색하고 생산기술 및 품질에 대한 연구개발을 주력했다. 한편으로 IT인프라를 마련해 보다 첨단화된 시스템으로 종이의 미래를 준비하고 있다. 최근 삼화제지는 전사 비즈니스 프로세스를 재정립하고 경영 정보의 적시성과 높은 신뢰도를 확보하기 위해 ERP 시스템을 구축했다. 향후 삼화제지는 전사 통합 시스템을 바탕으로 생산, 물류, 구매, 회계 업무를 개선해 경영 효율을 극대화해 나갈 계획이다.

양광수 기자 ksyang@ciociso.com

분리된 업무별 시스템 통합, 프로세스 표준화

삼화제지는 자체적으로 개발한 전산 시스템을 통해 업무프로세스를 처리해왔다. 그러나 자체 시스템의 노후화로 인해 사용자 편의성이 반영되지 못하고, 또한 원가의 정확한 도출이 이뤄지지 않아 경영 측면에서 관리 및 의사결정에 많은 시간이 소요됐다. 특히나 모듈 간의 연계에서 전 구간 정합성이 도출되지 않았다.
분리된 업무별 시스템을 한 데 모아 통합관리하고 프로세스를 표준화하자는 사내 요구에 따라 삼화제지의 ERP 프로젝트가 시작됐다. 삼화제지는 정합성 도출, 업무관리의 가시화, 민첩한 경영 적시성 확보를 EPR 프로젝트의 세 가지 큰 축으로 잡았다.
우선 2011년 1월 프로젝트 관리 계획서 작성을 시작으로 업무 환경 분석 및 현황 진단 단계를 거쳐, 2011년 8월 실제 업무에 도입해 활용했다. 또한 업무를 빠르게 적용하고 시스템을 사용하는 직원들의 이해를 돕기 위해 본사 및 청원 공장의 직원을 대상으로 ERP 모듈 교육이 함께 진행됐다. 삼화제지는 단일 모듈이 아닌 패키지 형태의 ERP를 도입해 상당히 짧은 기간 안에 프로젝트를 완료했다.
오태민 삼화제지 정보전략팀 팀장은 “일정 수준을 넘어선 기업에게 정확한 전산 데이터를 처리하기 위한 ERP는 필수적인 요소”라며 “삼화제지와 같은 중견기업에서 ERP를 도입하는 것은 미래 비즈니스 효율을 보장하고, 최고의 제품을 공급하기 위한 또 하나의 도전이라고 생각한다”고 말했다.
삼화제지는 앞으로 ERP 시스템을 통해 생산에서부터 반품에 이르기까지 프로세스를 효과적으로 관리하고 이에 대한 데이터를 수집할 수 있을 것으로 내다보고 있다. 향후 삼화제지는 1년마다 개선프로젝트를 진행하며 가시성 및 BI 분야의 기능을 계속적으로 추가해 나갈 계획이다.

PI실 통한 현업과의 소통

이번 프로젝트의 특징은 PI(Process Innovation)실을 정식으로 발족하고 작업 시 현업의 각 업무영역별로 프로세스 오너를 지정해 함께 프로젝트를 이끌어 갔다는 점이다.
타사의 ERP 구축사례를 살펴보고, ERP 프로젝트 팀이 전적으로 시스템을 설계 구축한 뒤, 실제로 오픈을 하면 협업과의 갭이 발생하는 것을 최소화하겠다는 것이 회사 측의 설명이다. 이러한 갭을 최소화하기 위해 현업에서도 1명 이상의 팀원이 ERP 프로젝트에 전담 배속됐다. 또한 정식으로 ERP 프로젝트 사령장을 교부하고, 시간의 배분 및 그에 대한 성과보상을 확실하게 진행했다.
ERP 구축의 특성상 프로세스의 이해가 현업이 가장 잘 파악하고 있기 때문에, 그들에게 프로젝트의 오너십을 발휘하게 유도하는 한편, 논의와 검토하는 과정을 일일이 거치도록 한 것이다. 이에 따라 의사결정이 다소 늦어졌지만 시스템의 안정화 단계 및 활용도 목표치에 상당히 빨리 도달할 수 있었다.
또한 ERP 오픈 전 실제 환경과 동일한 상태에서 사전테스트를 진행했다. 모든 시스템과 상황, 경우의 수를 구성하고 시나리오를 준비해 최종 안정성을 극대화하려고 노력했다. 현업에서 요구하거나 변경된 프로세스를 재정립하면서 일어날 수 있는 문제점을 사전에 차단하고자 한 것이다.
오태민 팀장은 “각 현업 모듈, 회계, 원가, 생산, 영업, 수출, 인사 등 업무의 적용에 있어 최대한 괴리감이 없도록 현업직원들이 프로젝트 깊숙이 관여했다”며“매년 진행되는 추가 프로젝트를 진행함에 있어 자신들의 분야에 대한 ERP 시스템을 정확하게 이해하고 있어 개선에서부터, 유지보수, 효율성관리가 이전에 비해 한결 수월해졌다”고 설명했다.

바코드 시스템을 통해 실시간 실적처리 가능

삼화제지는 ERP 시스템을 구축하며, 물류의 흐름을 생산 완정 공정의 포장에서부터 물류 창고의 출하 및 반품에 이르기까지 바코드 시스템을 활용해 통합 및 연계해 재고 및 오배송을 0%에 가깝게 운영하고 있다. 삼화제지는 다품종 소량생산의 특수지 생산기업으로서 일반적인 제품 분류와 다른 별도의 식별체계가 필요했다. 특히나 공장 출고수량과 물류 입고수량의 불일치, 입고작업 지연으로 인한 전체적인 물류 리드타임이 증가, 제품 출하 시 수량 오류 발생 등 사람의 수작업이 필요한 작업에서 문제점이 발생해 거래처 불만사항이 발생하는 문제를 조속히 해결해야할 필요성이 제기됐다.
삼화제지는 이를 포장단계에서 바코드라벨을 부착하고, 제품의 이동포인트에 스캔처리를 실시했다. 이를 활용해 ERP 실적처리량과 매칭해 작업장 오류감소와 부서간 수불 이슈를 미들웨어나 서버 없이 해결했다.
또한 모든 품목에 대해 상위 품목과 부품의 관계와 사용량, 단위 등을 표시하는 자재명세서(Bill of Material)를 부품 목록, 표준원가 확정, 실제 투입 등으로 세부 분류해 관리 수준을 고도화하고 현실성있게 구축했다. 재고 정보를 이용한 자재소요계획(Material Requirements Planning)을 통해 구매 리드 타임을 줄고 자재를 안정적으로 수급해 구매 및 재고 관리에 소모되는 비용을 절감하는 등 관리의 최적화를 이뤄냈다.
이를 통한 회계 업무 프로세스 개선도 괄목할 만하다.
삼화제지는 기존 레거시 시스템에서 전표 처리 작업량 및 기타 문서 작성과 장부 정리에 소요되는 업무량이 감소하면서 20일 소요되던 월별 회계 결산 업무를 10일로 단축했으며, 향후 추가 업그레이드를 통해 10일 이내로 단축한다는 계획이다.

▲ ERP 바코드 시스템

 

오태민 삼화제지 정보전략팀 팀장이 전하는 구축 Lesson “시스템도 결국 사람이 만드는 것이다” 모든 IT 프로젝트에 있어서 세 가지 요구조건이 필요하다고 생각한다. 첫째는 CEO와 CIO의 강력한 실행의지, 둘째는 현업의 긍정적인 지원, 셋째는 훌륭한 컨설턴트와 프로젝트 매니저가 바로 그것이다. ERP 시스템은 일정 수준 이상의 기업이라면, 정확한 전산 데이터를 처리하기 위해 필수적으로 갖추고 있는 요소로 그만큼 시장에 나온 구축사례도 많고, 도입하기도 쉬운 프로젝트다. 그러나 위 3가지 요구조건이 부합하지 않으면, 아무리 쉬운 프로젝트라도 실패할 수밖에 없다. 삼화제지는 CEO의 프로젝트에 대한 강력한 뒷받침이 있어, 나머지 2가지에 대한 집중적인 커뮤니케이션을 했다. ERP시스템을 현업에서는 자신과는 상관없는 IT 시스템으로 방관하기 쉽다. 그러나 ERP는 도입만 해서 경영혁신이 이뤄지는 만능열쇠가 아니라, 기업의 문제점을 해결하는 도구일 뿐이다. 현업종사자는 이를 망각하고 귀찮은 것, 불편한 것으로 오해하기 쉽다. ERP 프로젝트를 수행하면서 가장 중요한 것은 ERP에 대한 끊임없는 설명과 설득으로 현업의 참여를 독려하는 것이다. ERP프로젝트는 단순히 IT 부서의 역량만으로 완성되는 것이 아니라 현업의 프로세스가 밑바탕이 돼 쌓아갈 수 있기 때문이다. 컨설턴트와 프로젝트 매니저의 파트너십 유지 또한 프로젝트 성공의 지름길이다. 실제로 ERP를 구축하기 전에 파트너사의 컨설턴트가 ERP시스템에 설명을 했다. 그러나 우리 업무와 동떨어진 분야의 설명으로 구축시행 전 서로 오해를 많이 하게 됐다. 실제로 프로젝트 매니저는 컨설턴트의 다양한 경험을 기대하고 있지만, 기업마다의 특성이 다르기 때문에 컨설턴트도 모든 것을 파악하기는 쉽지 않다. 만약 프로젝트 매니저로서 이러한 부분을 이해하지 못하고 흔히‘갑질’을 하게 됐다면 서로의 감정만 상한 채, 프로젝트가 종료됐을 것이다. 삼화제지 PI실은 컨설턴트와 파트너 개발자를 IT 선배로 생각하고, 모르는 것이 있으면 질문하고, 개선여지에 있어서는 설득을 통해 예상되는 목표치보다 완성도 높은 ERP를 구축했다. 결국 시스템을 성공적으로 구축하는 것은 시스템 구축의 관점에서 바라보는 것이 아니라 그것을 만드는 사람들을 어떻게 프로젝트 안에 융화시킬 수 있는가에 따라 구축 성패가 갈릴 것으로 본다.