모바일 오피스, 이제 ‘선택’이 아닌 ‘필수’

바야흐로 ‘모바일 인터넷’시대다. 가트너가 2013년 주목할 만한 기술로 꼽은 10대 전략에서도 모바일은 가장 큰 흐름으로 꼽히고 있다. 업계에 따르면 오는 2016년에는 전 세계적으로 모바일 기기의 수가 50억 개를 넘어설 것으로 예상되고 있으며, 전 세계 비즈니스맨의 과반수가 개인 모바일 기기를 이용해 회사 업무를 처리할 것으로 전망되고 있다.
이에 따라 기업 업무 환경이 점차 모빌리티에 적합한 형태로 변화하고 있으며, 기업도 모빌리티를 중심으로 업무정책을 변화시키고 있다. 더 나아가 개인용 모바일 디바이스를 이용한 업무처리(BYOD)수요도 점차 늘어나고 있다. 업계 관계자들은 향후 기업의 다양한 모빌리티 환경과 BYOD 추구로 기업들의 모빌리티 관련 투자가 지속적으로 늘어날 것으로 전망하고 있다. 이번호에서는 주요 기업별 모바일오피스 구축현황, 목표효과 분석과 함께 BYOD를 준비하는 기업들의 노력을 집중 취재해 봤다.

양광수 기자 ksyang@ciociso.com

▲ “이베이코리아 내 일정부서는 모바일 오피스 사용이 자연스러운 업무흐름으로 인식되고 있다. 재택근무와 해외출장으로 인한 이동간 업무가 일반화되는 상황에서 모바일 오피스는 새로운 오피스 환경으로 대두되고 있다.” 길기현 이베이코리아 Site Ops실 상무

모바일 오피스만은 ‘활황’

최근 IT 부서에서는 신규 IT 프로젝트에 대한 투자를 자제하고 있지만, 모바일 오피스구축 만큼은 그 어느 때보다 뜨겁다. 모바일 오피스는 혁신적인 업무 환경변화에 따라 이동성과 즉시성, 신속성 등을 기반으로 기업에서도 업무 효율성을 높이는 방안으로 빠르게 확산되고 있다. 특히 일부 대기업에서만 도입이 됐던 모바일 오피스는 이제 모든 기업에서의 필수 요소로 자리잡고 있다.
이처럼 모바일 오피스가 각광받는 이유는 이동 중에 메일을 확인하고, 사내 정보를 열람하거나 결재 등의 업무를 처리하면서 특정 공간에 구애 받지 않는 환경을 조성했기 때문이다. 또한 각종 영업·마케팅 정보 등을 모바일 오피스를 통해 신속하게 파악, 의사 결정 지연을 방지함으로써 생상성을 높이고 비용을 줄이는 등의 효과도 있다.
소비자 선택권이 강화되고 기업간 경쟁이 치열해지면서, 경쟁사 대비 시간활용의 효율성을 극대화시키는 것이 기업의 경쟁력으로 자리잡으면서 각 기업이 모빌리티를 구축하려는 환경을 조성하고 있다.
이의학 두산건설 경영지원부문 운영혁신팀 부장은 “두산건설의 모바일 오피스는 3단계로 구성되어 있다. 1단계에서는 업무처리 시간 단축으로 생산성 향상을 목표로 두었다”며 “2, 3단계를 통해 생산 자원의 관리 효율 증대와 고객과의 커뮤니케이션 강화를 통해 더 효과적인 기업경쟁력을 구축하고자 노력 중에 있다”고 설명했다.
길기현 이베이코리아 Site Ops실 상무는 “모바일 오피스 구축은 단순히 운영비용을 줄이거나 업무효율화를 만들어 내는 수단일 뿐만 아니라, 기업의 보다 빠른 의사결정과 업무진행의 속도개선, 실시간 커뮤니티를 가능케 한다”며“이러한 모바일 오피스가 주는 긍정적인 효과는 기업의 경쟁력을 좌우할 만큼 중요한 가치를 지니는 만큼 신속한 도입을 결정하게 됐다”고 말했다.
또한 올 하반기부터는 공공부문의 모바일 오피스 구축도 본격화될 전망이다. 지난 5월 31일 한국정화진흥원에서는 정부기관의 공통 모바일 플랫폼인 ‘모바일 전자정부 공통기반’이 소개돼 이목을 끌었다. 안전행정부가 개발한 모바일 전자정부 공통기반은 모바일 전자정부 서비스에 필요한 공통 인프라로 MDM, E2E 암호화, 인증, 문서변환 등의 기능을 포함하고 있다. 이 공통기반은 이미 국정원 보안성 심의를 통과한 것으로 별도의 보안성 심의나 CC인증 여부를 검토하지 않아도 된다. 이 때문에 그동안 보안성 심의로 도입을 미루던 공공기관에게 희소식이 되고 있다. 안전행정부 관계자는 9월부터 정부 행정 관리 시스템 ‘온나라’의 모바일 서비스를 단계적으로 보급한다는 계획을 밝혀, 공공기관 모바일 오피스 구축에 불을 지피고 있다.

모바일, 스마트 경영까지 확대

기업들은 스마트 모바일 기기의 확산으로 앞다퉈 모바일 오피스를 구축해왔다. 모바일 오피스는 커뮤니케이션, 개인화 정보, 결재 등 많은 분야에 고루 사용되며 두각을 나타내고 있다. 많은 기업들이 의사결정과 실행에 있어 가장 많은 시간을 소비하는 부분이 커뮤니케이션으로, 모바일 오피스는 임직원 간 커뮤니케이션 속도를 높여주고 실시간 쌍방향 소통을 돕고 있다.
또한 효율적인 시간 관리를 통해 창의적인 아이디어 창출에도 이바지하고 있다. 이처럼 실시간 업무처리 환경 구축으로 기업 구성원들은 변화된 업무 문화를 겪고 있으며 이는 생산성 증대로 연관된다. 모바일 오피스 영역이 다양한 분야로 확대돼 선순환을 이루고 있다는 것이 현재 모바일 오피스를 구축한 기업들의 대다수 의견이다. 최근 모바일 오피스의 효과에 대해 여러 의견이 오가고 있지만 분명한 긍정적 효과를 누리고 있는 것이 사실이며 기업 내 ‘스마트 경영’이 가능하도록 지원하고 있는 것이다.
기업이 모바일 오피스로 인해 볼 수 있는 효과는 크게 네가지로 나뉜다. 사무업무를 보는 그룹웨어, 전사적 자원 관리(ERP), 현장업무, IT 인프라 부분에서다. 과연 이제까지 모바일 오피스를 구축해 사용해온 기업들은 어떤 중간점검을 내릴 수 있을까. 대다수 답변은 ‘긍정적’이라는 것이다.
기업들이 공통적으로 꼽은 모바일 오피스의 장점은 ‘신속한 의사결정 지원’과‘사용자 인식의 스마트한 변화’이다.
‘집, 회사, 이동 중’이라는 3가지 장소 측면에서 사용자들은 모바일 기기를 이용해 용도에 따른 업무를 처리할 수 있다.
해당 장치는 네트워크에 연결이 가능해야 하며 이를 만족시킬 수 있는 장치가 바로 스마트폰이다.
최근 추세가 1단계 모바일 오피스 구현에서 점차 2단계로 확대되면서 그 효과는 업무 효율화와 함께 생산성 증대로도 확산되고 있다. 비즈니스 효율화와 고객만족도 개선 효과를 노리는 것이다. 사용자들이 스마트기기를 이용하는 사례가 증가하면서 인식 자체도 스마트하게 변하고 있다. 일례로 한 건설사에는 분양 모델하우스에서 스마트패드를 이용해 방문자들에게 설명한다면 소비자들이 더 쉽게 이해하지 않겠냐는 건의가 들어온 경우도 있다.
반면 모바일 오피스가 진화하면서 해결해야 할 과제들도 지적되고 있다. 다양한 단말기와 모바일 운영체계(OS)에 적용할 수 있는 통합 플랫폼 확산이다. 또한 보안과 함께 모바일로 구현되는 각 기업 핵심 애플리케이션을 개선하는 등 시스템 변화가 잇따라야 할 것으로 예상되고 있다.

▲ “다른 기업의 모바일 오피스를 벤치마킹하는 것은 바람직한 일이다. 그러나 그보다 더 중요한 점은 우리(자사)가 모바일 오피스를 어떻게 구성하고, 사용할 것인가에 대한 근본적인 고민에 있다.” 김준범 CJ헬로비전 정보전략실 상무

성공의 열쇠는 기업최적화에 달려있어

KT경제경영연구소는 모바일 오피스 시장성장 잠재력이 큰 제조, 금융, 건설, 운수 산업에서의 사용자를 분석했다.
제조업의 경우, 수익창출을 위한 판매의 중요성을 목표로 생산관련 비용절감과 마케팅관련 활동의 생산성 증대를 기대하는 경우가 많았다. 모바일 오피스 확산도 영업(판매/마케팅)부서부터 고객응대(A/S)부서로, 또 구매부서로 도입을 순차대로 준비하고 있다.
금융업의 경우, 대 고객에 대한 기업이미지 개선을 목적으로 영업과 A/S조직부터 도입을 시작했다. 고객요청으로부터 빠른 대응으로 기업이미지를 개선하려고 활용하는 것이다. 특히 이를 위해 청약시스템이나, CRM부터 모바일화를 추진하는 경우가 많았다. 또한 야간에도 활용되는 프로그램이 많아 퇴근 후 관리를 위한 A/S조직과 IT센터 모바일 오피스 도입을 점차 고려하고 있다.
건설업의 경우, 기업 전사 업무개념보다 프로젝트 단위 비용(원가)관리 목적으로 구축되고 있다. 건설현장에서 자재구매 등 처리를 위해 사무실로 이동 처리하는 불편함을 모바일 오피스를 통해 효율적인 관리를 위해 도입하고 있는 것이다. 또한 공정별 진행상황에 따른 인력투입 및 관리를 위해 추가적인 업데이트를 준비하고 있다.
이의학 두산건설 경영지원부문 운영혁신팀 부장은 “현장에서 적시처리와 이동으로 인한 업무단절을 최소화하기 위해 2011년도부터 ‘Field Mobility project’를 통해 업무를 처리하는 환경을 구축했다”며 “2012, 13년도에도‘생산 자원의 관리 효율 증대’를 목표로 2, 3차 프로젝트를 진행해 업무생산성을 향상시키고 있다”고 말했다.
운수업의 경우, 모바일 오피스 도입으로 회사에 대한 고객의 신용을 높이기 위한 전략으로 도입되고 있다. 또한 영업뿐만 아니라 화물 운송처리를 위한 입고/배송도 즉시 처리가 가능해 모바일 오피스를 핵심역량으로 육성하려는 움직임도 있다.

이처럼 각 업종마다 핵심역량에 맞는 모바일 오피스 구축은 물론, 각 기업의 특징에 적합한 커스터마이징도 모바일 구축에 있어 필수기획요소로 자리잡고 있다.
강현욱 홈플러스 IS&OM본부 인프라서비스팀 부장은 “홈플러스는 전국에 있는 홈플러스매장에서 활동하는 현업직원들이 이용할 수 있도록 모바일 오피스 환경을 구축했다”며 “모바일 오피스 구축의 성공은 결국 주사용자 그룹을 설정해, 기업에게 최대이익을 줄 수 있는지에 대한 모색부터 시작한다”고 말했다.
실제로 모바일 오피스를 사용이 시급한 직원그룹을 선별해 그 직원그룹에 적합한 모바일 오피스 환경을 구축해야 한다는 것이다. 전사 직원이 함께 사용하는 모바일 오피스의 경우, 쓸모없는 기능으로 인한 애플리케이션 용량이 커지고 구동속도도 느려지는 문제점을 나타내고 있다.
김준범 CJ헬로비전 정보전략실 상무는 “모바일 오피스를 먼저 구축한 기업을 어떻게 벤치마킹할 것인가보다 자사에 맞는 환경에서 어떻게 쓸 것인가를 먼저 고민할 필요가 있다”며 “하나하나의 아이디어를 묶어 꾸준히 업데이트하는 것에 초점을 맞춰 스몰스타트를 할 필요가 있다”고 말했다.

모빌리티, 혁신을 입는다

대 다수의 기업이 초기에 모바일 오피스를 구축하며 결제시간의 단축, 프로세스 단축, PC운용비용 절감 등을 기대했다. 그러나 최근에는 모바일 오피스에 대한 인식이 많이 달라졌다. 많은 기업이 빠른 업무처리를 기대하기 보다는 모바일 오피스 도입으로 인한 혁신과 창조성을 더욱 강조하는 추세다.
길기현 이베이코리아 상무는 “이베이 코리아는 기존 PC에서 모바일로 비즈니스 플랫폼이 변화되는 것을 피부로 체감하는 중”이라며 “모바일에서의 업무 접근성을 확대하고 변화를 만들어 가는 부분을 항상 주시하고 있다”고 말했다. 특히나 기존의 그룹웨어 서비스, 사내 메일, 결제 기능을 탈피해 혁신 기능을 업그레이드하는 기업도 눈에 띄게 증가했다.
오비맥주의 경우, SFA(영업자동화)대신 FFA(현장자동화)를 채택한 것이 특징이다. 모든 영업에 대한 지원프로세스를 제공하는 것보다 상권 영업을 하는 관리를 주요 목표로 삼아 모바일 오피스 전문성을 높이고, 안정성을 확보했다. 특히 주요 상권을 한 눈에 조망해 볼 수 있는 맵 대시보드를 추가했다. 오비맥주는 지도서비스를 이용해 상권 담당자, 주요지표 및 실적을 가시화해 현장에서 필요한 정보를 즉시 조회할 수 있게 지원한다.

▲ “오비맥주는 모바일 오피스를 구축하기에 앞서 현장에서의 목소리를 최우선으로 듣고 수용하는 방법(Bottom-Up)을 취했다. 결국 모바일 오피스를 구축해도 그것을 사용하는 것은 현장에서 일하는 직원들임을 명심할 필요가 있다.” 박종한 오비맥주 정보전략팀 팀장

박종한 오비맥주 정보전략팀 팀장은 “오비맥주가 점유하고 있는 상권정보와 모바일 기반 지도서비스를 활용해 26만 개의 주요 주류 소비처를 파악했다”며 “현장에서 가장 필요로 하는 정보(KPI)를 맞춤형으로 제공해 모바일 오피스 활용도를 끌어 올리고 있다”고 설명했다.
CJ헬로비전은 스마트 모빌리티를 목표로 툴에 얽매이지 않는 모바일 오피스를 구축해 프로젝트에 대해 성공적인 평가를 받고 있다. 특히 시간의 효율성을 제고하기 위해 300여 개의 경영회의체를 30개로 축소하고, 심지어 C레벨 주간경영회의마저 없앴다. 대신 모바일을 통한 경영회의를 주최, 상시 안건으로 제출하면 전사직원 누구나 댓글을 통해 의견을 공유할 수 있다. 기존 회의체가 한 시간 동안 창출할 수 없었던 아이디어를 주간단위로 진행하며 주야간 가리지 않고 의견을 제시할 수 있다. 이를 통해 아이디어 창출의 연속성을 부여하고, 회의 간의 멀티롤도 가능해 졌다. CJ헬로비전은 모바일 오피스를 통해 건설적이고 심도 있는 회의가 가능하다는 입장이다.
김준범 CJ헬로비전 상무는 “모바일 오피스의 목표가 페이퍼리스나 빠른 업무처리 같은 1차적인 목표를 두어선 안된다”며 “조직문화에 녹여 자연스럽게 자기 업무에서 혁신을 창출할 수 있게 하는 것이 모바일 오피스의 궁극적인 목적이 돼야한다”고 말했다.
홈플러스 모바일 오피스 경우에는 직원들이 활용할 수 있는 가장 쉬운 방법으로 혁신을 꾀하고 있다. 전사 직원이 모바일 오피스 내 스토어메시지, 상상플러스 제안, 사보‘통’등을 통해 임직원 간의 사내 커뮤니케이션하며, VOC를 신속하게 추적하며 고객과 소통할 수 있게 장려하고 있다. 이를 통해 전사사원이 세일즈를 유도할 수 있는 고민을 함께 나누고 있다.
강현욱 홈플러스 부장은 “더 혁신적이고, 더 편리한 모바일 오피스 구축을 위해 고민을 하는 것은 모든 기업의 과제”라며 “결국 혁신은 기존에 없던 전혀 새로운 것을 창조하는 것이 아니라, 기업 특성에 맞는 콘텐츠를 개발하는 것이 모바일 오피스에서 혁신이다”라고 주장했다.

▲ “국내 스마트폰 사용자는 작년에 이미 3천만 명을 넘어섰고, 일부 기업에서는 전 임직원의 업무용 스마트폰을 일괄 구매해 모바일 오피스 환경을 구축하기도 한다. 그러나 최근 기업일괄구매 추세보다 BYOD 증가율이 11% 더 높게 조사됐다. 따라서 앞으로의 모바일 오피스 보안은 BYOD에 대한 확실한 기준이 필요할 것이다.” 이인종 삼성전자 무선사업부 전무

BYOD, 보안이 핵심

모바일 오피스가 도입되며 기업마다 BYOD에 대한 관심도 점차 증가하고 있다. BYOD의 특징은 개인생활과 직장생활 간의 경계를 허물고 기업의 임직원들이 시간과 장소에 구애받지 않고 언제 어디서나 업무를 지속할 수 있다는 것이다. 또한 기업에 있어서도 PC나 스마트기기에 대한 추가적인 지원이 없이도 업무 인프라를 구축할 수 있다는 점에서 매력적이다. 임직원 역시도 자신이 가지고 있는 핸드폰을 통해 편리한 업무환경을 추구할 수 있다. 그러나 이런 BYOD의 관심만큼이나 기업들은 BYOD로 인해 여러 가지 도전과제와 맞닥뜨리고 있다. 특히나 개인 스마트기기 사용으로 인한 기업의 정보유출을 우려하고 있다. 각 기업은 이런 관점에서 보안정책을 BYOD를 고려한 일련 정책을 도입하고 있다.
길기현 이베이코리아 상무는 “보안은 가장 단순하면서도 강력하게 유지돼야 한다”며 “모바일 오피스를 반드시 필요한 인원에게만 제공해 정보유출 위협을 최소화시키고 있다”고 말했다. 이베이코리아는 모바일 오피스를 전사에 공급하는 것이 아니라, 모바일 오피스가 필요한 임직원이 직접 BYOD인증 시스템을 거쳐 설치하고 있다. 이를 통해 개인용 스마트 기기를 분실한 경우나, 도난의 상황에서도 기술유출 경로를 원천 차단하는 것이다. 또한 인증 시스템을 거친 개인용 스마트 단말은 보안비밀번호가 설정되고, 5회 동안 정상비밀번호가 입력되지 않으면 개인용 스마트 기기를 초기화하는 방법을 취하고 있다.
뿐만 아니라 VDI나 MDM같은 근본적인 BYOD를 위한 정책도 속속 등장하고 있다. CJ헬로비전이나 오비맥주의 경우 모바일 오피스 구축단계의 마지막 단계로 VDI나 MDM을 구성 중에 있다.
삼성전자의 경우, 전사 직원이 모바일 기기 내의 하드웨어를 통제·분리하는 방식의 KNOX를 구축해 활용하고 있다. KNOX는 삼성 갤럭시 시리즈를 통해 안드로이드OS 4.3버전에 단말 기본 기능으로 활성화돼 출시되며, ‘KNOX Container’를 통해 개인영역과 업무영역을 분리해 응용프로그램 및 데이터의 완전한 분리가 가능하다. 업무영역으로 지정된 KNOX모드는 하드웨어, 시스템 부트영역까지 플랫폼 계층 전반에 걸쳐 보안이 강화되고, ODE, VPN, MDM솔루션을 활용해 보안을 한층 강화할 수 있다.

이인종 삼성전자 무선사업부 전무는 “기업 모바일 정책에서 BYOD는 ‘Bring Your Own Disaster’가 될 수 있다”며 “기업은 모바일 오피스를 구축함에 있어 보안에 대한 대책을 반드시 강구할 필요가 있다”고 말했다.
삼성전자는 앞으로 안드로이드 기기에 대한 보안 레벨을 지속적으로 향상 시키는 동시에 다양한 기업용 어플리케이션 및 SSO, VPN의 호환성을 확보할 계획이다.
이외에도 각 기업마다 2채널인증, 데이터 통신 및 문서 암호화기술, 분실 단말기에 대한 원격 데이터 삭제 등 개인용 단말기기를 이용했을 때의 보안위협을 차단하는 기술도 속속 도입하고 있는 추세이다.

▲ “기존의 PC 업무환경을 3배 작게 만드는 것이 모바일 오피스가 아니다. 3배 작은 화면에 기존의 업무를 효율적으로 담아내는 것이 모바일 오피스이다. 모바일 환경의 특징을 제대로 파악하지 않는다면, 그만큼 모바일 오피스 효율적인 운용은 더딜 수밖에 없다.” 채조욱 SK C&C 기술혁신본부 상무

모바일 오피스, 발전진행 중

보안뿐만 아니라 모바일 오피스 구축·운영에 있어서도 보다 효율적인 방법이 모색되고 있다. 특히나 결제수단과 메일의 창구로 쓰이는 기능 외에도 커뮤니케이션, 특히나 사내 소통을 위한 아이디어 창고로 발전되고 있다.
기업 내에서, 또는 자택에서 순간마다 창출되는 아이디어를 그때마다 기업 내 임직원과 교류할 수 있는 방법으로써 모바일 오피스가 선택되는 것이다. CJ헬로비전의 모바일 주간회의, 홈플러스의 상상플러스 제안 및 클라우드 지식저장소, 오비맥주의 봉화 시스템은 사내 메일기능을 뛰어 넘어 아이디어 뱅크 역할을 담당하고 있다. 기업의 이익을 창출하는 현업과의 협업을 통해 기업의 혁신을 추구하는 움직임이 활발해지고 있다. 이런 움직임은 기존의 기업문화가 가지고 있는 상명하복(TOP-DOWN)의 기업문화를 임직원 간의 상호보안적인 협력체계로 기업문화를 변화시키고 있다.
파편화 문제도 속속 개선되고 있다. 이전까지 모바일 오피스는 안드로이드OS나 iOS를 통한 배포로 주로 네이티브 앱(Native App)방식이 선호됐다. 그러나 서로 다른 플랫폼을 다시 개발해야하는 어려움과 앱스토어를 통해야 했기 때문에 기업용으로는 불편함이 존재했다. 또한, 안드로이드 기기에서는 OS버전, 기기 해상도가 판이해 제품 파편화문제로 모바일 오피스가 PC보다 크게 이용되지 않았다. 그러나 최근 들어 기업마다 하이브리드 앱(Hybrid App)방식을 선택해 이런 문제점을 해결하고 있다.
길기현 이베이코리아 상무 “초기에는 파편화와 업데이트 등 스마트 기기 지원에 신경을 많이 썼다”며 “최근 다양한 방식을 통해 이런 문제를 해결하고, 특히나 하이브리드 방식을 채택해 콘텐츠를 자유롭게 업데이트할 수 있게 됐다”고 말했다.
또한 모바일 오피스에 대한 인식 변화도 개선점으로 지적되고 있다. 현재의 모바일 오피스에 대한 투자는 기업 전사 차원의 형태로 진행되는 경우가 많다. 그러나 전사차원의 대단위 프로젝트로 진행될 경우, 그 이용 빈도가 낮고, 이용자층이 제한될 수 있으며, 꼭 필요한 기능이 누락되는 경우도 생기고 있다. 채조욱 SK C&C 기술혁신본부 상무는 “그룹웨어같은 기존의 업무영역을 모바일로 옮기는 일은 PC환경의 3배 작아진 화면에서 처리되기 때문에 3배 더 많은 노력과 자원이 투자된다”며 “모바일 환경의 특징을 제대로 파악하지 않고 구축을 하게 된다면 그만큼 모바일 오피스 효율적인 운용은 더딜 수밖에 없다”고 설명했다.

▲ “모바일 오피스는 누구를 목표(Target)로, 누구에게 이익을 줄 수 있는지 고민이 돼야 한다. 제조 기업이라면 공장과 관련된 정보를 빨리 취득하는 것이 이익이 될 수 있고, 유통기업에게는 고객의 정보를 빠르게 전달할 수 있는 것이 이익이 될 수 있다. 결국 모바일 오피스는 기업에 맞는 킬러콘텐츠를 생산하는 것이 기업의 이익을 창출할 수 있는 수단이 될 수 있다.” 강현욱 홈플러스 IS&OM본부 인프라서비스팀 부장

가령, 업무에 있어서 모바일 환경에 알맞은 필요한 필수항목을 정리하는 것은 기본이고, 글자입력시 자판입력을 최소화하기 위한 프로세스 같은 부가적인 기능 역시도 개선될 수 있는 여지로 남아있다. 화면구성 역시 기존 PC환경에서 구성되는 방식이 아닌 별도의 메뉴 구성이 필요하다는 지적이다. 무엇보다 중요한 것은 모바일 오피스가 반드시 필요한 부서부터 제공하고, 필요하지 않은 부서는 차후에 보급하는 형태로 나가야 한다는 점이다. 특히나 모바일 오피스의 경우, 사용자 경험(UX)가 계속 축적돼 발전할 수 있어 한번에 많은 점을 해결하기 보다는 순차적인 업데이트를 통해 사용자 인식 변화를 모색하고, 전사에 보급시키려는 장기적인 계획이 필요하다.
강현욱 홈플러스 부장은 “모바일 오피스 로드맵을 구상할 때 한 번에 모든 기능을 완벽히 구축하려고 하는 것은 무척 어려운 일”이라며 “모바일에서 구현할 경우, 더 효율적인 기능들을 중심으로 우선적으로 도입한 후 지속적인 관리와 개발이 필요한 것이 모바일 오피스 구축의 바람직한 방향이 될 수 있다”고 조언했다.
IT 업계는 인터넷의 등장으로 크게 요동쳤다. 이제는 IT 부서뿐만 아니라 현업에 있어서 인터넷이 없는 업무환경은 상상하기 힘들다. 최근 모바일 인터넷의 보급으로 PC 인터넷 흐름이 모바일 인터넷으로 이동하는 추세다. 일부 부서의 경우, 재택근무가 보편화되거나 사무실을 아예 없애는 경우도 잦아지고 있다. 이처럼 인터넷이 보급될 때와 마찬가지로 모바일 인터넷은 자연스러운 환경으로 기업에 다가오고 있다. 그러나 업무환경이 모바일로 변화했다고 해서 모바일 오피스가 구축된 것은 아니다. 기업에서는 모바일 오피스가 IT 발전에서 자연스러운 흐름 중 하나로 인식하고 이에 대응할 필요가 있다는 것이 CIO의 공통된 의견이다. 인터넷이 등장해 기업에 혁신을 낳았듯이 기업도 앞으로의 모바일 흐름에 대응해 새로운 기회와 혁신을 모색할 필요가 있다.