문서관리로 보안, 비용절감, 효율성 세 마리 토끼 잡는다.

동양생명이 '통합문서센터'를 고민하게 된 이유는 개인정보 유출 사태와 무관하지 않다. 보험회사는 업무 속성상 다양한 고객 서류를 보유하고 있다. 보험사의 모든 업무가 '사람'과 '종이'로 이뤄지고 있는 상황에서 외주업체에게 아웃소싱을 통해 진행했던 업무 관행이 바뀌지 않는다면, 향후 큰 위험에 처할 수도 있다는 우려가 컷기 때문에 이번에 통합문서센터를 설립하게 됐다.
동양생명은 생명보험사 중에서 최초로 통합문서센터를 설립하면서 문서보안 영역에 새로운 이정표를 찍게 됐다.

방창완 편집국장  bang@ciociso.com

동양생명의 김만기 경영전략본부장(CFO)는 “과거에는 업무효율을 고려해 외주업체를 통해 청약 및 증권서류가 관리된 부분이 있었지만, 외주업체의 경우, 직접적인 관리가 어렵고 업체들이 영세하기 때문에 외부로 유출될 가능성이 있어 이에 대한 우려를 불식시키고 직접적인 관리체계를 마련하고자 이번에 ‘통합문서센터’를 구축하게 됐다”고 구축 배경에 대해 설명했다.
동양생명은 지난해 5월부터 문서관리 전문기업인 후지제록스와 업무 분석을 통해 운영방법에 대한 고민을 하다가 지난 12월에 통합문서관리 센터를 설립했다. 핵심은 회사의 다양한 인쇄 자료를 내부에서 직접 컨트롤함으로써 리스크를 사전에 방지하는 것이다. 동양생명이 통합문서센터를 설립하면서 중점을 둔 부분은 센터의 목적을 보안강화를 위한 수단으로 활용하는 것이다

통합문서센터, 고객 신뢰확보를 위한 첨병역할

동양생명은 고객의 주요 자산과 정보를 관리함으로써 신뢰를 확보하는 수단으로 만들고자 했다. 또한 연간 발생하는 문서비용을 줄이는 부분도 있었다. 과거에는 외부 제작을 통해 인쇄물을 만들면서 필요 이상의 물량이 생성되는 경우가 있었다. 발주 이후 납품과정의 긴 시간 경로도 신속하게 단축코자 했다. 회사 내 시스템 구축을 통해 비용도 줄이면서 대기시간을 획기적으로 개선하기 위함이다.
동양생명은 지난 12월에 통합문서센터를 정식 오픈했다.
올해 말에 이르면 실질적인 개선효과에 대한 비교자료가 도출될 것으로 예상하고 있다. 이번 통합문서센터 구축을 통해 달라진 점은 우선 기존 문서 관리로 인한 직원들의 업무 시간이 단축되고 표준화되었으며 자동화 기능을 통해 ‘스마트워크 문서 프로세스 환경’을 수립했다는 점이다.
김만기 본부장은 “과거에는 문서를 다루면서 직원들이 발주와 납품에 따르는 일련의 과정에 일일이 신경을 썼던 부분이 크게 개선됐다. 불필요한 업무로 시간을 허비하기 보다는 핵심업무에 좀더 집중할 수 있게 됨에 따라 생산성과 효율성을 달성할 수 있게 됐다”고 말했다.
두 번째로는 비용절감 부분이다. 현재의 프로세스를 감안했을 때 적어도 16%의 비용을 절감하게 됐다. 세 번째는 문서보안 영역이다. 과거에는 여과없이 영세업체들이 문서를 제작하면서 보안위협에 노출될 수 있는 여지가 있었다.
회사의 문서에는 개인식별 정보가 많기 때문에 잘못 인쇄된 문서의 경우, 폐기과정을 정확히 파악할 수 없어 항시 위험에 노출될 수 있는 여지가 있었다. 현재는 중앙 센터에서 직접 확인이 가능함에 따라 문서보안 위협에 적극적으로 대처할 수 있게 됐다.

문서제작 과정 일원화로 효율성 이뤄

또한 기존의 출력센터와 행랑 시스템 및 문서고를 통합하는 한편, 출력물의 웹 주문 시스템을 개선해 부서별 문서 제작 프로세스를 일원화했다. 직원들은 고객 발송 문서, 교육 교재 등 필요한 문서 제작을 웹 주문을 통해 언제든지 편리하게 요청할 수 있으며, 인쇄물에 대한 효율적인 재고 관리로 불필요한 낭비를 줄일 수 있게 됐다. 문서고에 보관됐던 종이문서들은 모두 전자화해 문서의 검색과 활용을 보다 용이하게 했다.
시스템을 구축하면서 애로도 있었다. 프로젝트를 진행하면서 현업마다 의견차가 많아 이를 모아서 의견을 조율하는데 많은 노력이 필요했다. 기존 업무에 익숙한 현업들의 의견을 설득하고, 조율하는 과정을 겪어 하나의 통일된 의견으로 종합하는데 많은 시간이 소요됐다.
김만기 본부장은 “현업 입장에서 보면 기존의 업무관행에 변화가 있어서 불만을 토로하는 경우도 있지만, 이런 의견들을 수렴해 합리적인 방안을 도출했다. 현재는 중앙관리 체계와 자동화시스템이 어느 정도 안정화되면서 업무에 적응하고 있다”고 말했다. 김만기 본부장은 이번에 통합문서센터를 구축하면서 문서보안을 고민하고 있는 여타 금융기업들에게 조언을 아끼지 않았다.

▲ 김만기 동양생명 경영전략본부장(CFO)

정보보호를 위한 첫 걸음을 내딛는다

김만기 본부장은 “출력 인쇄물은 정보보호 차원에서 민감한 부분이다. 많은 보험사들이 출력물 보안에 대한 고민을 하고 있는데, 중요한 것은 하나라도 빨리 기존의 고객정보관리 프로세스를 바뀌야 한다는 것이다. 그래야만 현 시점에서 고객들에게 신뢰를 줄 수 있는 계기가 될 수 있다”고 말했다.
동양생명은 이번 통합문서센터가 정보보호를 위한 하나의 출발점으로 보고 있다. 보안 프로세스에 대한 경험을 확보하면서 앞으로는 복합기, 프린터에 대해서도 효율적으로 통제할 수 있는 방안에 대해서도 고민 중이다. 김만기 본부장은 “프린터로 출력할 때 개인정보에 대한 승인절차와 인증과 같은 프로세스를 고려할 필요가 있다. 또한 출력물 외에도 보안사고를 일으킬 수 있는 경우의 수는 많다. 이번에 통합문서센터가 하나의 출발점이 되고 있으며, 회사 내 보안 시스템에 대한 점검을 통해 업그레이드 방안을 다각적으로 검토하고 있다”고 말했다.